规则出处与规范指向

本条（《中华人民共和国民法典》第五百九十条，不可抗力免责与通知义务）：当事人一方因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，部分或者全部免除责任，但是法律另有规定的除外。因不可抗力不能履行合同的，应当及时通知对方，以减轻可能给对方造成的损失，并应当在合理期限内提供证明。当事人迟延履行后发生不可抗力的，不免除其违约责任。

一、前三个动作：评估与报告

第一个动作是核实事件，收集客观材料，例如官方公告、现场记录与第三方说明。第二个动作是评估影响，测算对履行内容与时间的具体冲击。第三个动作是内部报告，把评估结论提交决策层并形成书面记录。三个动作应当在短时间内完成。

评估应当尽量量化，例如预计延误的天数、受影响的批次数量，避免笼统的定性描述。

二、中间两个动作：通知与证明

第四个动作是发出书面通知，写明事件、影响与预计期间。第五个动作是持续提供证明，把后续取得的材料及时补充提交。通知与证明是免责的必备条件，缺失可能导致部分责任无法免除。

通知应当注意发送对象与方式的正确性，使用合同约定的地址与联系人。若情况紧急，可以先通过约定方式发出，再以书面文件确认。

三、后两个动作：减损与协商

第六个动作是采取措施减轻损失，例如安排替代履行、调整交付顺序或妥善保管货物。第七个动作是与对方协商后续安排，就期限顺延、履行方式变更或部分解除形成书面共识。减损义务的履行情况会影响责任的最终认定。

减损措施及其费用应当记录在案，相关凭证完整保存，以便在后续处理中主张。

证明材料应当尽早收集。部分证明需要由外部机构出具，取得需要一定时间，提前启动准备可以避免因材料不全而影响通知的完整性。已取得的材料应当编号归档，便于后续随时提交。

本方的减损措施还应当与业务安排衔接，例如调整生产计划、协调其他客户或安排替代采购。这些安排既能够减少实际损失，其过程记录也可以作为评价减损努力的依据。

四、事件结束后的收尾

事件结束后应当进行收尾：确认遗留事项、核对已发生的费用、形成书面总结并归档。收尾工作容易在事件缓解后被忽略，但恰恰是这些材料在后续争议中最有价值。